Referenz
Entwicklung einer Lösung zur Erstellung gesetzeskonformer digitaler Rechnungen inkl. der Integration in das vorhandene Warenwirtschaftssystem mit Archivierung im Dokumenten-Management-System
Über das vorhandene Warenwirtschaftssystem werden Rechnungen auf einen "virtuellen Spezialdrucker" gedruckt, mit dem Firmen-Vorlagenpapier versehen, anschließend signiert (über lokale Signaturkarte) und im Dokumenten-Management-System archiviert sowie die entsprechende eMail für den Kunden erzeugt.
Auftraggeber: Aktiengesellschaft ohne Börsennotierung
Umfeld/Ansprechpartner: Vertieb
Projektlaufzeit: in 2010
- Einsparung von 80% des Aufwandes bei der Rechnungslegung sowie Recherche
- Reduzierung von Lizenzkosten für das Warenwirtschaftssystem, da bestimmte Auswertungen ohne Warenwirtschaftssystem zur Verfügung stehen
- Einfacher Zugriff auf alle Belege über das DMS für Mitarbeiter, welche nicht durch tägliche Arbeit mit einem komplexen Warenwirtschaftssystem geübt sind
- Anbindung Warenwirtschaftssysteme an Dokumenten-Management-Systeme
- volle Integration in das System, d.h. ohne den Einsatz von PDF-Editoren/-Programmen usw.
- volle Integration in das E-Mail-System, d.h. automatische Erstellung einer vorbereiteten E-Mail (Textvorlagen, Kundendaten, Rechnungsdaten, AGBs und rechtlichen Hinweisen)
- Akzeptanz durch Wirtschaftsprüfer muss gesichert sein
- Unterstützung von mehreren Sprachen
- Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur entsprechend SigG 2001
- einfache Anforderungsanalyse
- Konzeption und Planung der Lösung
- Implementierung der Anwendung
- Durchführung Tests und Test mit Endanwender
- Erstellung von Dokumentationen und Einführungsunterlagen
- Einweisung und Schulung der Mitarbeiter
- Inbetriebnahme des Systems mit dem Kunden
- 3rd-Level Support/erweiterte Unterstützung der IT-Abteilung
- Rechnungslegung erfolgt in verschiedenen Sprachen
- Aktiengesellschaft mit jährlicher Prüfung durch Wirtschaftsprüfer
- dieses Tool wird auch für Lieferscheine "zweckentfremded"
- Unterstützung mehrerer Vorlagen-/Geschärftspapiere
- Nutzung verschiedener eMail-Vorlagen inkl. Rechnungsdaten
- extrahiert aus der virtuell gedruckten Rechnung die Rechnungsnummer, um alle Rechnung-Metadaten aus der Datenbank vom Warenwirtschaftssystem zu laden
- Unterstützung unterschiedlicher Belegarten (Rechnung, Gutschrift/Rechnungskorrektur, Bonusabrechung, usw.)
- ...und viele weitere Funktionen...
die Screenshots sind nicht aktuell und wurden aus älteren Versionen erstellt
Programmoberfläche
